I - Introduction
Ce document décris les opérations sur la base de données de Association Subscribers Manager.
il décris comment ouvrir, sauvegarder, envoyer et modifier une base de données d'adhérents.
Voir aussi http://www.associationsubscribersmanager.org pour plus d'informations.
II - Version
Ce document est en version 1.0 et décris la version 3.0 de Association Subscribers Manager.
III - Qu'est ce que la base de donnée des adhérents ?
La base de données des adhérents est un fichier [1] qui contiens toutes les données relatives aux adhérents d'une association. Cela inclus les informations personelles comme les noms (prenoms, noms de familles et noms de jeune fille si cela s'applique), addresse, e-mail, numéro de téléphone. Il inclus aussi des informations relatives aux activités de l'adhérent dans votre association comme les cours, les dettes, l'état de certaines informations importantes. Finalement, ce fichier inclue aussi des informations fédérales, comme les numéros de licences.
Ce fichier est le cœur de la base de données (ou "liste") des adhérents d'une association. Cela étant dit, l'utilisateur est grandement encouragé à connaitre l'emplacement de ses fichiers de bases de données.
IV - Créer une nouvelle base de données
Créer une nouvelle base de données est très simple, et il y a deux façons de procéder. La première est de cliquer sur le menu "Fichier" -> "Nouveau". L'autre est de cliquer sur le bouton de raccourci dans la barre d'outils, ce bouton ressemble à cela :
Chacune de ces deux actions videra la vue des adhérents, et Association Subscribers Manager sera dorénavant prêt pour que vous entriez de nouveaux adhérents ou en importiez depuis d'anciennes bases de données.
V - Sauvegarder une base de données
Sauvegarder une base de données peut être realisé de deux manières (comme pour en creer une nouvelle). La première est de cliquer sur le menu "Fichier" puis sur "Sauvegarder" ou "Sauvegarder sous...". La différence entre "Sauvegarder" et "Sauvegarder sous..." est que dans le second cas on vous demandera l'emplacement où vous voudrez sauvegarder la base de données et son nom. Dans le cas "Sauvegarder" on vous demandera ces informations uniquement à la creation d'une nouvelle base de données.
La deuxieme manière de sauvegarder une base de données est de cliquer sur les icônes de raccourcis dans la barre d'outils. Ils ressemblent à cela :
VI - Ouvrir/Charger une base de données
Comme pour les opérations précédentes, charger une base de données d'adhérents peut être realisé en utilisant le menu "Fichier" ou en utilisant la barre d'outils. Pour le menu "Fichier" cliquer sur "Fichier" puis sur "Ouvrir". vous pouvez aussi cliquer sur l'icone de la barre d'outils.
Dans les deux cas, une nouvele fenêtre s'affichera pour vous demander quel fichier ouvrir. Association Subscribers Manager peut ouvrir 2 type de fichiers. Ceux avec l'extension ".adb" sont le dernier format de base de données d'adhérents, et ceux avec l'ancienne extension, ".xml". Par defaut, La fenêtre montre les ".adb". Vous pouvez lui faire afficher les ".xml" en selectionnant le filtre "Ancienne bases de données XML".
VII - Modifier une base de données
Modifier une base de données peux signifier au moins trois choses : ajouter ou enlever des adhérents de la base de donnée, et éditer des informations sur les adhérents. Pour ajouter un adhérent vous pouvez cliquer sur l'icône dans la barre d'outils. Vous pouvez aussi cliquer sur le menu "Adhérent" et cliquer sur "Ajouter un Adhérent".
pour supprimer des adhérents, vous pouvez cliquer sur l'icône ou utiliser le menu "Adhérent" -> "Supprimer l'Adhérent". Optionellement vous pouvez aussi utiliser le bouton Supprimer l'Adhérent dans la zone d'édition sur la droite. Ce bouton se présente ainsi :
Pour éditer des informations sur les adhérents vous pouvez procéder de deux manieres. La premiere est de directement editer les informations dans la vue principale. La vue principale est la liste sur la gauche qui contiens (et liste) tous les adhérents d'une association. Pour éditer des informations directement dans la vue principale vous avez juste à double cliquer sur le champ à modifier. Le champ deviendra éditable avec un editeur adapté à la valeur à modifier. Ce mécanisme est apellé "Edition sur place". Voici un exemple avec la date de naissance :
L'autre manière est de cliquer sur le bouton "Editer adhérent", le panneau de droite passera d'une fenêtre normale à une fenêtre d'édition :
Lorsque le mode d'édition est activé vous pouvez librement modifier toutes les informations de l'adhérent.
VIII - Envoyer une base de données
Si plus d'une personne gére une association il peut être intéressant d'envoyer la base de données aux autres. Association Subscribers Manager peut le faire nativement. Pour cela, cliquer sur le menu "Action" puis sur "envoyer la base de données par e-mail".
Une fenêtre d'envoi d'e-mail apparaitra pré-remplie avec certaines informations comme un message e-mail par defaut (vous pouvez le modifier), un sujet par defaut (que vous pouvez aussi modifier), la base de données en piece jointe et la liste des e-mails des membres du bureau de l'association.
Une base de données d'adhérents contiens toutes les informations requises au sujet des activités de l'association, La fédération qui s'applique et quelques informations supplémentaires. Cela signifie que lorsque une base de données est envoyée, elle est envoyée avec toutes les informations importantes.
IX - Autres documentations intéréssantes
Plus de documentation peut être trouvé sur le site internet de Association Subscribers Manager, particulièrement des tutoriels videos. Ces tutoriels videos couvrent des points qui ne sont pas abordés dans ce document.
[1] Pour les utilisateurs avancés (information non necessaire pour utiliser Association Subscribers Manager) : la base de données des adhérents est actuellement un fichier XML.